ROZPORZĄDZENIE OGÓLNE O OCHRONIE DANYCH OSOBOWYCH /RODO/

Sanpol Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Pokrzywno 8, 61-315 Poznań (dalej: Sanpol albo Administrator) działając etycznie szanuje prawo do ochrony danych osobowych klientów, pracowników, kontrahentów oraz partnerów. W związku z tym, chcemy przedstawić Państwu najważniejsze zasady ochrony danych osobowych funkcjonujące w naszej spółce.

KIM JEST ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH?
Zgodnie z art. 13 i art. 14 Rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016r. (RODO) informujemy, iż Administratorem Państwa danych osobowych jest Sanpol Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Pokrzywno 8, 61-315 Poznań. Sanpol, przed rozpoczęciem czynności przetwarzania danych osobowych każdorazowo identyfikuje cel, podstawę prawną do ich przetwarzania oraz określają okres retencji danych. Państwa dane osobowe przetwarzane są:
• ze względu na realizację umowy, która wiąże Państwa z Administratorem lub z uwagi na działania niezbędne do jej zawarcia (Art. 6 ust. 1 lit. b),
• ze względu na wymagania prawne, do których przestrzegania zobligowany jest Administrator (Art. 6 ust. 1 lit. c),
• ze względu na działania niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym (Art. 6 ust. 1 lit. e),
• na podstawie uzyskanej od Państwa zgody (Art. 6 ust. 1 lit. a),
• w celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów Administratora (Art. 6 ust. 1 lit. f).
Państwa dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom zewnętrznym, w ramach podpisanych z Sanpol umów powierzenia przetwarzania danych osobowych.
Dane będą przetwarzane przez okres:
• Trwania umowy, a w przypadku danych podanych fakultatywnie do czasu obowiązywania zgody. Okres przetwarzania danych osobowych może zostać każdorazowo przedłużony o okres przedawnienia roszczeń, jeżeli przetwarzanie danych będzie niezbędne dla dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed takimi roszczeniami. Po tym okresie dane będą przetwarzane jedynie w zakresie i przez czas wymagany przepisami prawa, w tym przepisami o rachunkowości.
Każdorazowo dokładamy wszelkich starań by zostali Państwo poinformowani o celu przetwarzania danych osobowych, podstawie prawnej tego przetwarzania, okresie retencji danych i wszystkich innych informacjach wymaganych przez RODO w ramach realizacji obowiązku informacyjnego.

KTO MOŻE ZWRÓCIĆ SIĘ DO SANPOL?
Sanpol, w ramach realizowanych zadań dba o ochronę praw i wolności osób, których dane osobowe są przetwarzane. Osoby te mogą więc zwrócić się do Sanpol we wszelkich sprawach związanych z ich danymi osobowymi w zakresie w jakim dane te są przetwarzane.

JAKIMI SPRAWAMI ZAJMUJE SIĘ SANPOL W ZAKRESIE DANYCH OSOBOWYCH?
Sanpol weryfikuje prawidłowość przetwarzania danych osobowych w organizacji. W ramach swoich działań jest również punktem kontaktowym dla wszelkich zgłoszeń związanych z ewentualnymi nieprawidłowościami w przetwarzaniu danych osobowych. Do Sanpol mogą się więc Państwo zwrócić, jeżeli w Państwa opinii doszło do naruszenia ochrony Państwa danych osobowych. Sanpol jest również podmiotem, do którego należy adresować żądania o realizację przysługujących Państwu praw.
Prawa te dotyczą w szczególności:
1) Prawa dostępu do danych osobowych,
2) Prawa do ich sprostowania,
3) Prawa do usunięcia danych osobowych (“prawo do bycia zapomnianym”),
4) Prawa do ograniczenia przetwarzania,
5) Prawa do przenoszenia danych osobowych,
6) Prawa do sprzeciwu wobec dalszego przetwarzania,
7) Prawa do sprzeciwu wobec zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania,
8) Prawa do zawiadamiania o wystąpieniu naruszenia w ochronie danych osobowych.
Mają Państwo również prawo wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego w zakresie ochrony danych osobowych.

JAKI JEST TRYB PROCEDOWANIA PAŃSTWA WNIOSKU?
Złożony do Sanpol wniosek podlega niezwłocznemu rozparzeniu. Jeżeli realizacja wniosku będzie trwała dłużej niż miesiąc o przedłużeniu terminu udzielenia odpowiedzi zostaną Państwo poinformowani odrębnym pismem/wiadomością. Takie przedłużenie jest możliwe z uwagi na złożoność żądania lub liczbę złożonych wniosków.
Jeżeli wniosek nie pozwala na Państwa jednoznaczną identyfikację lub jest niejasny, Sanpol skieruje do Państwa prośbę o jego uzupełnienie w terminie jednego miesiąca od wpływu wniosku.
Jeżeli wniosek zostanie złożony w formie elektronicznej, dalsza korespondencja będzie prowadzona również w tej formie jeżeli okaże się to możliwe. W innych przypadkach o sposobie rozpoznania wniosku zostaną Państwo poinformowani w formie pisemnej listem poleconym.
Rozpatrzenie wniosku jest wolne od opłat. Jeżeli jednak żądanie jest nieuzasadnione lub często powtarzane, Sanpol może nałożyć uzasadnioną opłatę, uwzględniającą rozsądne koszty administracyjne związane z rozpoznaniem wniosku, komunikacją lub przeprowadzeniem wnioskowanych operacji lub odmówić rozpoznania wniosku.
Dane osobowe wskazane we wniosku, o którym mowa powyżej będą przetwarzane w celu jego rozpatrzenia. Ich przetwarzanie jest niezbędne z uwagi na obowiązek Administratora Danych realizacji praw osób, których dane dotyczą wskazanych w treści Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólnego rozporządzenie o ochronie danych).
Państwa dane osobowe będą przetwarzane w celu weryfikacji Państwa tożsamości oraz prawidłowego rozpatrzenia złożonego wniosku. Państwa dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do rozpatrzenia wniosku oraz dalszy okres 5 lat, celem ochrony przed przysługującymi Państwu roszczeniami lub dochodzenia roszczeń przysługujących Administratorowi Danych Osobowych.

JAK SKONTAKTOWAĆ SIĘ Z SANPOL?
• elektronicznie pod adresem e-mail: [email protected]
• pisemnie pod adresem: Sanpol Sp. z o.o. ul. Pokrzywno 8 61-315 Poznań, z dopiskiem „RODO”.